Contabilità semplificata: caratteristiche principali e istruzioni per l’uso

Il regime di contabilità semplificata è pensato per i lavoratori autonomi e per le piccole imprese che non possono accedere al regime forfettario.

Esso prevede l’esonero dalla compilazione del bilancio e di alcuni libri contabili, semplificando le pratiche amministrative e risultando vantaggioso sotto diversi punti di vista.

Vediamo nel dettaglio in cosa consiste il regime di contabilità semplificata, chi ne può usufruire e quali differenze presenta rispetto alla contabilità ordinaria.

Cos’è e come si fa la contabilità semplificata?

La contabilità semplificata è il regime contabile dedicato ai lavoratori autonomi, che può essere adottato dalle piccole imprese non aventi diritto di accesso al regime forfettario. Il funzionamento di tale regime è disciplinato dall’art. 18 del DPR n. 600/73.

Si tratta di una soluzione vantaggiosa per le imprese minori, che consiste nella semplificazione della tenuta dei libri e dei registri contabili.

Il regime è attivabile per opzione o per comportamento concludente da parte del soggetto (persone fisiche che esercitano attività di impresa o lavoro autonomo, società di persone o enti non commerciali): l’opzione deve essere attivata in concomitanza con la prima dichiarazione IVA annuale.

Adottando il regime di contabilità semplificata, i registri obbligatori da compilare sono i seguenti:

• registro incassi e pagamenti;
• registro IVA;
• registro dei beni ammortizzabili;
• libro unico del lavoro.

È bene sapere che con “registro incassi e pagamenti” s’intende un registro cronologico delle spese sostenute e delle entrate percepite. Per ogni operazione bisogna indicare l’importo pagato o incassato, l’indicazione del cliente o del fornitore con cui è stata svolta la transazione e gli estremi del documento incassato o pagato.

Tornando al regime semplificato, si può affermare che quest’ultimo consente alle piccole imprese di ridurre i costi di gestione e di semplificare la loro attività amministrativa.

Tuttavia, le imprese che scelgono la contabilità semplificata devono accettare di essere soggette a limitazioni nella deducibilità delle spese e nell’accesso a determinate agevolazioni fiscali.

Chi può fare la contabilità semplificata? 

Il regime di contabilità semplificata per professionisti e artisti (comunemente chiamati lavoratori autonomi) costituisce il regime di contabilità naturale, indipendentemente dall’ammontare del reddito percepito.

Per quanto riguarda le imprese, invece, non tutte rientrano nei requisiti previsti per ottenere la contabilità semplificata.

I limiti di fatturato annuo fissati per le imprese riguardano il fatturato annuo, calcolato seguendo il principio di cassa. Oltre una certa soglia i soggetti cadono nella contabilità ordinaria.

I limiti in questione sono dettati dalla legge e dipendono dal tipo di impresa:

• 500.000 euro per le imprese che vendono prestazioni di servizi;
• 800.000 euro per le attività che prevedono la cessione di beni.

Entrambe le soglie sono state aumentate nel 2023 di 100.000 (fino al 2022 ammontavano rispettivamente a 400.000 e 700.000 euro), concedendo a più imprese il passaggio da contabilità ordinaria a semplificata.

La contabilità semplificata è applicata di anno in anno qualora, al momento della prima dichiarazione IVA annuale, i descritti limiti di fatturato non vengano superati, salvo specifica opzione di contabilità ordinaria.

Contabilità semplificata: per cassa o competenza?

La principale caratteristica del regime di contabilità semplificata per le piccole imprese consiste nell’applicazione del principio di cassa.

A differenza di quello di competenza (in vigore per la contabilità ordinaria) sotto questo principio si registrano solo le operazioni che sono state effettivamente pagate o incassate.

La conseguenza di tale principio è che il reddito dell’impresa viene calcolato tenendo in considerazione solamente gli effettivi movimenti di liquidità. L’immediato vantaggio è dato dal fatto che non si pagano le tasse sulle fatture non ancora incassate o pagate.

Nel regime semplificato per cassa, quando vengono considerati conclusi i pagamenti? La risposta varia in base al metodo di pagamento:

• contanti: la transazione può essere registrata subito, in quanto il pagamento è immediato;
• bonifico bancario, carta di debito o di credito: il pagamento è registrato nel momento in cui l’importo è effettivamente accreditato o addebitato sul conto corrente;
• assegno: il pagamento si registra quando l’assegno entra nella disponibilità del ricevente.

A differenza delle imprese minori, i contribuenti titolari di partita IVA che svolgono attività commerciale e artigianale sono sottoposti a un regime di contabilità semplificata per competenza, a prescindere dal momento dell’effettivo incasso della fattura.

Che differenza c’è tra contabilità ordinaria e semplificata?

La contabilità semplificata, come reca il nome stesso, semplifica il processo di contabilità per le piccole imprese. I principali vantaggi apportati da questo regime sono costituiti da:

• esonero di tenuta di alcuni libri contabili: a differenza della contabilità ordinaria, il libro giornale (in cui è necessario indicare tutti i costi di produzione e i ricavi lordi) e il libro inventario non sono richiesti;
• esonero dal bilancio ordinario: le imprese che adottano il regime di contabilità semplificata non sono obbligate a compilare il bilancio;
• più semplicità nella gestione fiscale.

Nonostante il libro giornale e il libro inventario non siano richiesti, è buona pratica averli comunque. Infatti, le agevolazioni sono esclusivamente di tipo fiscale, mentre dal punto di vista legale e civile possono servire ad assicurare un miglior livello di trasparenza in caso di problemi giudiziari.

La seguente tabella riassume le differenze tra contabilità semplificata e ordinaria per quanto riguarda gli obblighi previsti dalla legge: